Nutzungsordnung

Ordnung für die Nutzung des Nextcloud-Service des
Gesamtelternbeirat² der Stadt Mannheim

Präambel

In Ergänzung zur Datenschutzerklärung des Vorstands des Gesamtelternbeirat² der Stadt Mannheim (GEB² Mannheim) regelt diese Ordnung die Nutzung des Nextcloud-Service des GEB² Mannheim. Der GEB² Mannheim stellt den Service zum Datenaustausch für Mitglieder des Gesamtelternbeirat² der Stadt Mannheim und Elternvertreter*innen Mannheimer Schulen zur Verfügung, mit dem standortunabhängig und plattformübergreifend Daten gespeichert und mit anderen Nutzer*innen der Plattform geteilt werden können.

§ 1   Nutzer*innen des Service

Nutzer*innen im Sinne dieser Ordnung sind:
Vorstandsmitglieder
Elternbeiratsvorsitzende*r
stellv. Elternbeiratsvorsitzende*r
Delegierte
Elternvertreter*innen

§ 2   Beendigung der Nutzungsberechtigung

1)   Nach Ausscheiden aus dem Gesamtelternbeirat² der Stadt Mannheim oder Beendigung des Amtes als Elternvertreter*in endet die Nutzungsberechtigung zusammen mit dem Nutzungsrecht für die E-Mail-Adresse des GEB² Mannheim.

2)   Die Nutzungsberechtigung wird entzogen, wenn die Bestimmungen dieser
Ordnung und der Datenschutzerklärung des GEB² Mannheim missachtet werden.

§ 3   Zulässige Verwendung des Service

1)   Die Verwendung des Nextcloud-Service für private Zwecke oder persönliche Geschäfte ist unzulässig. Der/die Nutzer*in verpflichtet sich dazu, die Plattform nicht für kommerzielle Zwecke außerhalb der Aufgaben als Elternvertreter*in zu nutzen und die geltenden Rechtsvorschriften einzuhalten. Dies gilt auch für urheberrechtlich geschützte Daten, die nur gespeichert bzw. geteilt werden dürfen, wenn der/die Benutzer*in das Recht dazu besitzt.

2)   Der GEB² Mannheim stellt nur die technische Infrastruktur des Nextcloud-Service zur Verfügung und übernimmt keine Verantwortung für die dort gespeicherten Inhalte.

§ 4   Bereitstellung von Applikationen und Funktionen zur Nutzung des  Service

Der GEB² Mannheim unterstützt die Nutzer*innen bei der Installation von Client Applikationen zur Nutzung des Service auf Endgeräten des GEB² Mannheim. Bei Nutzung von privaten Endgeräten bietet der GEB² Mannheim keine Unterstützung an. Die Beschaffung von o.g. Client-Applikationen für private Endgeräte ist von den Nutzer*innen auf eigene Verantwortung und Kosten durchzuführen. Die Administration von eigenen Benutzergruppen und /oder Freigaben bzw. Teilungen obliegt jedem/ jeder Nutzer*in selbst.

§ 5   Datensicherheit und Datenschutz

1)   Das Teilen von Inhalten mit anderen Nutzer*innen sowie die Vergabe von Zugriffsrechten auf bestimmte Datensätze durch andere Nutzer*innen sind zentrale Eigenschaften des Services. Es liegt in der Verantwortung des/der einzelnen Nutzer*in beim Teilen von Daten, dem Versand von öffentlichen Links und der Vergabe von Berechtigungen für den Nextcloud-Service sorgsam vorzugehen. Insbesondere ist auf datenschutzrechtliche Bestimmungen zu achten.

2)   Es ist nicht gestattet, personenbezogene Daten über den Nextcloud-Service zu teilen. Personenbezogene Daten sind all die Daten, die auf eine natürliche Person hinweisen. Dies kann auch ohne die Nennung des Namens geschehen, wenn die aufgeführten Eigenschaften nur von einer Person erfüllt werden. Mit sensiblen Daten ist sorgsam und sparsam umzugehen. Daten, die nicht mehr benötigt werden, sind zu löschen.

3)   Eine besondere Eigenschaft des Service ist die Synchronisation der Daten über verschiedene Endgeräte. Vor diesem Hintergrund wird besonders darauf hingewiesen, dass falsche oder fehlerhafte Datensätze und rechteabhängig – Dateilöschungen automatisch auch auf anderen Geräten synchronisiert werden. Der Nextcloud-Service des GEB² Mannheim wird ausschließlich für den Datenaustausch und nicht für die Datensicherung bereitgestellt.

4)   Die Verknüpfung von Verzeichnissen und Dateien mit anderen öffentlichen Cloudcomputing-Diensten ist nicht zulässig.

§ 6   Bereitstellung von Speicherplatz

Der GEB² Mannheim wird den Nutzer*innen einen definierten Speicherplatz im Nextcloud Service entsprechend der Möglichkeiten zur Verfügung stellen. Bei erhöhtem Bedarf im Einzelfall kann der GEB² Mannheim die Speicherplatzgröße anpassen. Sollte der GEB² Mannheim insgesamt einen höheren Bedarf an Speicherplatz haben, so kann der GEB³ Mannheim den Speicherplatz der einzelnen Nutzer*innen auch reduzieren.

§ 7   Änderungen und Einstellen des Nextcloud-Service

Der GEB² Mannheim behält sich das Recht vor, den Umfang, die Verfügbarkeit und den Zugang des Service zu verändern. Dies gilt auch für die vollständige Einstellung des Service. Bei einer gravierenden Änderung der Leistungen oder bei einer Einstellung des Service werden die Nutzer*innen rechtzeitig informiert, so dass sie ihre Daten auf anderen Speichermedien sichern können.

§ 8   Haftung

Der GEB² Mannheim übernimmt keine Gewähr dafür, dass der Nextcloud-Service fehlerfrei und jederzeit ohne Unterbrechung verfügbar ist. Eventuelle Datenverluste infolge technischer Störungen sowie die Kenntnisnahme vertraulicher Daten durch unberechtigte Zugriffe Dritter können nicht ausgeschlossen werden.

§ 9   Inkrafttreten

Die Nutzungsordnung tritt am Tage nach ihrer Bekanntmachung auf der Homepage (https://www.geb-mannheim.de) des GEB² Mannheim in Kraft.

Mannheim, den 5.Dezember 2020

Der Vorstand des Gesamtelternbeirat² der Stadt Mannheim

Ordnung für die Nutzung des Nextcloud-Service des
Gesamtelternbeirat² der Stadt Mannheim (als PDF-Dokument)